日常工作中总觉得时间不够用，事情永远做不完，回头看看效率却不怎么高。如果你也有这种感觉，可以试试下面这些具体做法，它们不是什么深奥理论，而是能直接上手操作的笨办法。
每天早上到工位后别急着干活，先用十分钟把今天要做的事全列出来。别光在脑子里想，一定要写纸上或者记在电子清单里。写得越具体越好，别写“处理客户问题”，要写成“给张先生回电确认合同细节”或者“完成三季度销售数据表格填写”。列完之后，给每件事标个要紧程度，最重要非今天完成不可的标上星号，能往后推的做个普通标记。这个步骤看起来简单，但能让你一整天都清楚重点在哪儿，不会瞎忙。
对付那些需要长时间专注才能干完的活儿，试试“番茄钟”法。就是把工作时间切成二十五分钟一段，这段时间里除了手头这件任务，别的什么都别管，手机静音，邮箱关掉，聊天软件退出。等二十五分钟一到，马上停下来休息五分钟，起来接杯水或者看看窗外。连续完成四个“番茄钟”之后，可以休息长一点，比如二十分钟。这个方法特别治拖延症和走神，尤其是写报告、做设计这类需要动脑子的工作。
电子文件管理是很多人头疼的事。建议你在电脑里建立“当前项目”“已完结项目”“”三个大文件夹。所有正在做的事，相关文件都扔进“当前项目”里，并且按项目名称建子文件夹。一旦项目结束，立刻把整个文件夹拖进“已完结项目”。平时网上看到的行业资料、模板文档，统一保存到“”并按类别分类。每周五下班前花十五分钟整理一次桌面和下载文件夹，该归位的归位，该删除的删除。坚持一个月，找文件的时间至少省下一半。
工作中免不了沟通，减少无效沟通能省下大量精力。给同事发工作消息，尽量别用“在吗”开头，直接说“关于下周会议，需要你提供，今天下班前方便发我吗？”把事情、需求、截止时间一次性说清。收到别人发来的任务，如果觉得模糊，立刻反问确认：“是需要我整理去年全年的数据，还是仅第三季度的？”避免因为理解偏差白干活。
会议常常是时间杀手。如果会议是你召集的，提前一天发议程，写清楚要讨论哪几个问题、需要得出什么结论、大概开多久。如果是你参加别人的会，提前了解议题，想好自己要说的点，开会时紧扣主题发言。觉得会议拖沓又与自己关系不大时，可以委婉提出“后面这部分我的任务已经清楚，我先回去落实，有需要随时沟通。”
每天下班前留十五分钟做个收尾。快速过一遍今天的待办清单，打完勾的划掉，没完成的挪到明天。顺手记一下今天完成了哪些、遇到了什么卡点、明天首要任务是什么。这个小记录不用复杂，三五句话就行，但能让你第二天无缝衔接，不会对着电脑发呆不知从何开始。
减少任务切换次数。尽量把同类型的工作安排在同一时间段处理，比如把所有要打的电话集中在上午十点打完，把所有需要签字的文件攒到一起找领导。在不同类型的任务之间反复横跳，会消耗大量注意力在“重新进入状态”上。
这些方法都不需要复杂工具，用最普通的笔记本、电脑自带文件夹、手机计时器就能做到。关键不在于全部照搬，而是挑一两个你觉得最别扭、最常出问题的环节先试一个星期。比如总忘事就从列清单开始，总*扰就试试番茄钟。改变是一点点发生的，今天比昨天效率高一点点，长期坚持下来，工作就会顺畅不少。