第一章 总则
第一条 为规范本公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统与安全，有效保护和利用档案信息资源，为企业经营、管理、研发及历史追溯提供可靠依据，根据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》等法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称档案，是指公司在生产经营、科研开发、项目建设、行政管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则。公司设立综合档案室，配备专职档案管理人员，对公司各类档案进行集中统一管理。各部门需指定*档案员，负责本部门档案材料的收集、整理与预立卷工作。
第四条 本制度适用于公司总部及各分支机构，全体员工均有保护档案完整与安全的义务。
第二章 档案管理机构与职责
第五条 公司总经理办公室为公司档案工作的主管部门，负责统筹规划、组织协调与监督指导。综合档案室是其常设机构，负责具体实施。
第六条 综合档案室主要职责：
1. 贯彻执行国家档案工作法律法规，制定并落实公司档案工作规划与规章制度。
2. 接收、整理、鉴定、保管、统计公司各类档案。
3. 编制档案检索工具，开发档案信息资源，提供档案查阅利用服务。
4. 负责档案信息化建设与电子档案管理工作。
5. 组织档案业务培训，对各部门*档案员进行指导与检查。
6. 按规定向国家有关档案馆移交需永久保存的档案。
第七条 各部门*档案员职责：
1. 负责本部门日常工作中形成的、具有保存价值文件材料的收集、积累与初步整理。
2. 确保归档文件材料齐全、完整、准确，签署手续完备。
3. 按规定时间向综合档案室办理移交手续。
第三章 档案分类与归档范围
第八条 公司档案主要类别包括：行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品研发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事劳资类、声像实物类、电子档案类等。
第九条 具体归档范围参见附件《公司文件材料归档范围与保管期限表》。凡属归档范围的文件材料，必须按规定向综合档案室移交，任何部门或个人不得据为己有或擅自销毁。
第四章 文件材料的归档要求与流程
第十条 归档时间：
1. 管理性文件材料一般在次年第一季度前归档。
2. 项目档案应在项目验收后三个月内归档。
3. 科研课题档案在课题鉴定验收后两个月内归档。
4. 会计档案由财务部门保管一年后，于次年第一季度移交。
5. 声像、实物档案随时归档。
第十一条 归档要求：
1. 归档文件应为原件，内容真实、准确、签署完备。
2. 归档材料应齐全完整，成套性文件不得缺件。
3. 整理立卷遵循文件形成规律，保持有机联系，区分不同价值，便于保管利用。案卷题名简明准确，卷内文件排列有序，按要求编写页码、填写卷内目录与备考表。
4. 移交时须填写《档案移交清单》一式两份，双方清点核对无误后签字，各执一份备查。
第五章 档案保管与库房管理
第十二条 综合档案室应配备符合“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温）要求的专用库房和装具。
第十三条 档案库房实行专人管理，非档案人员未经许可不得进入。定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时采取修复或复制等抢救措施。
第十四条 建立档案收进、移出、利用、销毁登记簿，定期进行档案数量与状况的清点核对，做到账物相符。
第六章 档案的利用与保密
第十五条 公司员工因工作需要查阅档案，须办理查阅登记手续。查阅非本部门或涉密档案，需经档案形成部门负责人或公司分管领导批准。
第十六条 档案原则上不外借。确需借出时，须填写《档案借阅单》，经总经理办公室主任批准，并限期归还。借阅人须负责所借档案的完整与安全，不得损毁、涂改、转借。
第十七条 利用档案应严格遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密。涉密档案的密级变更、解密与销毁，按国家相关保密法规执行。
第七章 档案的鉴定与销毁
第十八条 成立档案鉴定工作小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作需综合分析档案的凭证、参考价值及公司发展需要。
第十九条 对确无保存价值的档案，编制销毁清册，提出销毁报告，经鉴定小组审核，报公司总经理批准后方可销毁。销毁时需指定两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。
第八章 罚则
第二十条 凡违反本制度，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对直接责任人及部门负责人给予通报批评或经济处罚；造成档案损毁、丢失或泄密的，依法追究其法律责任：
1. 无故延迟归档或应归档文件材料不归档的。
2. 擅自销毁、涂改、伪造档案的。
3. 擅自提供、抄录、复制及公布档案的。
4. 因保管不善造成档案损毁、丢失的。
5. 档案管理人员玩忽职守，造成损失的。
第九章 附则
第二十一条 本制度由公司总经理办公室负责解释。
第二十二条 本制度自发布之日起施行。
XXXX有限公司
（公章）
XXXX年XX月XX日