第一章 总则
第一条 为规范本公司档案管理，有效保护和利用档案资源，提升企业治理效能，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及《企业档案规范化管理实施指南（修订版）》，结合本公司实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，指公司在生产经营、管理活动及项目建设等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。
第三条 档案管理工作遵循统一领导、分级管理、完整安全、便于利用的原则，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第四条 本办法适用于公司总部、各分支机构及所属全资、控股子公司。
第二章 管理体制与职责
第五条 公司实行档案工作统一领导、分级负责的管理体制。公司明确由一名高级管理人员分管档案工作，设立综合档案室（可挂靠办公室或行政部门），配备专（兼）职档案管理人员。各部门、单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理与移交工作。
第六条 公司综合档案室主要职责：
（一）贯彻执行国家档案法律法规和标准规范，制定并完善公司档案管理制度。
（二）负责统筹规划、组织协调、监督指导全公司档案业务工作。
（三）负责接收、整理、鉴定、保管、统计、提供利用公司各类档案。
（四）推进档案信息化建设，组织实施传统载体档案数字化和电子文件归档与管理工作。
（五）组织开展档案业务培训与宣传教育工作。
第七条 各部门、单位档案工作职责：
（一）负责本部门在工作中形成的各类文件材料的日常收集、积累和初步整理。
（二）按规定时间、质量要求向公司综合档案室移交应归档的文件材料。
（三）配合档案部门做好档案的提供利用和保密工作。
第三章 档案的收集与归档
第八条 归档范围包括但不限于：行政管理、经营管理、生产运营、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、人事、声像实物等活动中形成的各类文件材料。具体范围依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及本公司制定的详细清单执行。
第九条 归档时间：
（一）管理类、科研类、基建类、设备类文件材料，应在项目完成或事项办理完毕后次年六月底前归档。
（二）会计档案由财务部门保管三年后，于次年六月底前移交归档。
（三）人事档案按组织人事部门规定执行。
（四）照片、录音、录像等声像档案及实物档案应随办随归或于活动结束后及时归档。
（五）电子文件应在办理完毕后实时或定期进行逻辑归档，并按时完成物理归档。
第十条 归档要求：
（一）归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统，已办理完毕。
（二）归档文件应为原件，字迹工整、载体和书写材料符合耐久性要求。
（三）归档电子文件应真实、完整、可用、安全，附带相关元数据和背景信息。
（四）归档文件材料应经过系统整理，编制移交目录，办理移交手续。
第四章 档案的整理与保管
第十一条 档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理标准应符合《归档文件整理规则》及相关门类档案整理规范。
第十二条 档案保管期限分为永久和定期（30年、10年）两种。鉴定工作由档案部门会同业务部门进行，根据公司制定的保管期限表执行。
第十三条 公司应设立符合“八防”（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防光、防污染）要求的专用档案库房，配备必要的设施设备。档案装具应符合国家标准。
第十四条 对保管期限已满的档案，应按规定程序进行鉴定和销毁。销毁清册须永久保存。
第五章 档案的利用与保密
第十五条 公司档案主要供本公司内部使用。利用者应按规定办理查阅手续，填写《档案借阅登记表》。查阅涉密或敏感档案须经分管领导批准。
第十六条 档案一般不予外借。确需借出时，须严格履行审批手续，明确归还时间并妥善保管。复制档案须经档案部门同意。
第十七条 档案利用应遵守知识产权保护和保密规定，不得擅自传播、涂改、损毁、转借或用于非公司授权用途。
第十八条 积极推进档案数字化成果的授权访问和利用，提高档案利用效率。
第六章 档案信息化建设
第十九条 将档案信息化纳入公司整体信息化规划，实现电子文件归档管理与业务系统有效衔接。
第二十条 按照标准规范开展传统载体档案数字化工作，建立档案数字资源库。数字化成果应进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。
第二十一条 确保档案信息系统安全，建立备份与恢复机制。电子档案的保管与存储应符合长期保存要求。
第七章 考核与奖惩
第二十二条 档案管理工作纳入相关部门和人员的年度工作考核。对在档案收集、整理、保管、利用及信息化建设中成绩显著的部门和个人，予以表彰奖励。
第二十三条 对违反本办法，造成档案损毁、丢失、失泄密或应归档文件材料不按时归档、不齐全完整的，视情节轻重追究相关责任人责任。
第八章 附则
第二十四条 本办法由公司综合档案室负责解释。
第二十五条 各分支机构、子公司可根据本办法制定实施细则。
第二十六条 本办法自发布之日起施行。原相关管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。
XX有限公司
XXXX年XX月XX日