档案管理员，也称档案管理专员，是负责系统化收集、整理、保管和提供利用档案信息的专业人员。其核心职责与工作规范是确保档案完整性、安全性、可用性的基础。
一、核心职责
1. 档案收集与接收：根据制度要求，及时接收各部门移交的应归档文件材料，确保归档范围全面、交接手续完备、材料齐全完整。
2. 档案整理与编目：对接收的档案进行科学分类、立卷、排列、编号、编目和上架，建立清晰、准确的档案检索体系，实现有序化管理。
3. 档案保管与保护：负责档案库房的日常管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防尘等“八防”措施，定期检查档案实体状况，确保档案安全与物理寿命。
4. 档案利用服务：按规定办理档案的查阅、借阅、复制和出具证明等手续，积极提供档案信息服务，同时严格审核利用者身份与目的，保护档案信息安全与相关权益。
5. 档案鉴定与处置：定期对到期档案进行价值鉴定，提出存毁意见。按规定程序对失去保存价值的档案进行清点、登记并监督销毁，或办理移交进馆手续。
6. 数字化与信息化管理：参与或负责传统载体档案的数字化加工，以及电子文件的归档与管理，维护档案管理信息系统，确保数字档案的真实、完整与可用。
7. 制度建设与执行：协助制定和完善档案管理规章制度，并在工作中严格执行，确保档案工作有章可循、规范操作。
二、工作规范
1. 合规性规范：严格遵守《中华人民共和国档案法》及其实施办法、行业规定及本单位档案管理制度，依法依规开展各项工作。
2. 准确性规范：在整理、编目、著录、统计等环节确保信息准确无误，保持档案内容、目录与实体状态的高度一致。
3. 安全性规范：牢固树立保密与安全意识，对涉密或敏感档案实行分级管理，严格控制知悉范围。确保档案实体与信息在存储、利用、数字化等各环节的安全。
4. 及时性规范：按规定时限完成档案接收、整理、数字化及信息录入工作，及时响应并处理档案利用需求，保证服务效率。
5. 有序性规范：保持档案库房整洁有序，排架科学合理，工具、设备、台账放置规范，工作流程清晰顺畅。
6. 专业性规范：持续学习档案专业知识与技能，了解信息化发展趋势，熟练操作相关软硬件设备，提升专业素养与业务能力。
档案管理专员岗位要求从业者具备高度的责任心、严谨细致的工作作风、良好的组织协调能力以及一定的信息安全意识。其工作的规范化程度直接关系到组织记忆的保存质量、历史凭证的效力以及信息资源的开发利用价值。