第一章 总则
第一条 为规范供应商信息档案管理，确保供应商数据的完整性、准确性与安全性，优化供应链管理流程，依据公司相关管理制度，特制定本细则。
第二条 本细则适用于公司所有合作供应商（包括潜在供应商）信息的采集、归档、维护、使用与销毁等全过程管理。
第三条 供应商信息档案管理遵循“统一标准、分级负责、动态更新、保密合规”的原则。
第二章 管理职责
第四条 采购部为供应商信息档案的归口管理部门，负责：
1. 制定并完善供应商信息档案管理标准；
2. 组织供应商信息的收集、审核与录入；
3. 定期组织档案的更新与核查；
4. 监督档案使用情况，确保信息合规流转。
第五条 各业务部门（如质量、生产、财务等）需配合提供与供应商合作过程中的相关数据，并对信息的真实性负责。
第六条 信息管理部门负责供应商档案系统的技术维护与数据安全防护。
第三章 档案内容与标准
第七条 供应商信息档案分为基础信息、业务信息、评估信息三类：
1. 基础信息：包括供应商名称、注册地址、法人代表、联系方式、营业执照、等；
2. 业务信息：包括合同记录、交货履约情况、价格清单、结算记录等；
3. 评估信息：包括质量评审、交期评级、服务评价、年度综合考核结果等。
第八条 所有档案均需以电子版（扫描件或系统录入）与纸质版（加盖公章）双形式保存，确保内容一致。电子档案需加密存储于公司指定服务器。
第四章 档案管理流程
第九条 信息采集：新供应商引入时，由采购部发起信息采集，填写《供应商信息登记表》，并附资质证明原件扫描件。
第十条 信息审核：采购部会同质量部、财务部对信息进行交叉审核，审核通过后编号归档。档案编号规则为“GYS-年份-四位序列号”。
第十一条 动态更新：每季度首月由采购部发起信息核对，供应商信息变更（如资质续期、联系人更换等）需在10个工作日内提交更新申请。
第十二条 查询权限：供应商档案实行分级查询制：
1. 公开级信息（如名称、联系方式）向公司全员开放；
2. 受限级信息（如合同、价格）仅采购、财务及分管领导可查询；
3. 核心级信息（如成本分析、技术协议）需经总经理审批后授权访问。
第十三条 档案销毁：合作终止满五年后，经采购部、法务部联合审批，对纸质档案作碎化处理，电子档案作不可恢复性删除。
第五章 罚则
第十四条 违反本细则，出现以下情形者，视情节追究责任：
1. 未及时更新信息导致采购风险，对责任人处以通报批评；
2. 擅自泄露供应商核心信息，按公司《保密管理制度》处理；
3. 因档案管理不善造成数据丢失，由直接责任人承担恢复成本。
第六章 附则
第十五条 本细则由采购部负责解释，自发布之日起执行，原《供应商档案管理办法》同时废止。
（公司名称）采购部
XXXX年XX月XX日