早上到办公室先开窗通风，给绿植浇点水，检查一下打印机、碎纸机这些设备是不是正常。打开电脑第一件事看邮箱，把邮件按“紧急待办”“日常处理”“可暂缓”“需汇报”四类整理好，红标紧急的马上处理，日常的按顺序来。接着核对领导今天的日程安排，有会议的话提前半小时确认会议室设备，把会议资料再捋一遍，纸质材料按份装好。
电话响了，接起来记下来电人、事由和联系方式，简单事项能处理的直接处理，需要转达的记在便利贴上贴领导桌面。遇到来访客人，先请到接待室，倒杯水，问清楚来访意图再向领导请示。领导临时交办个事，比如让订下周出差机票，立刻查航班时间、价格，选两三个方案给领导拍板，订完票接着把酒店和接送车辆一起落实。
下午一般处理文书工作。写个通知或者简单报告，先搭框架再填内容，检查格式和错别字，发之前让领导过目。报销单据来了，一张张核对票据真伪和金额，贴好单子填好报销单，走流程送财务。办公室用品快没了，清点一下库存，列个采购清单发给行政。
文件管理是日常大头。收到的文件马上登记，按部门或项目分类放进文件夹，电子版同步存网盘。领导签完字的文件及时分发或归档，该销毁的定期用碎纸机处理。下班前花十分钟复盘，看看今天哪些事做完了，哪些明天要优先做，在备忘录上标清楚。最后检查门窗电源，关电脑下班。
说说优化策略。一是流程能简化的就简化，比如把常用的报销模板、会议纪要模板做成标准格式，填空就行，省时间。二是学会借力，有些重复性工作，像数据录入、定期提醒，设个电脑自动任务或者用手机闹钟提醒。三是文件电子化，尽量少用纸质，扫描存档，查的时候关键词一搜就出来。四是主动沟通，每天抽空问问领导有没有临时安排，和同事对接事情一次性问清要求，避免来回折腾。五是工具用顺手，日历软件同步日程，便利贴随手记，文件袋分颜*分项目。六是定期整理，每周五下午抽半小时把桌面、电脑文件夹、邮箱清一遍，该删的删，该归的归。
优化不是搞复杂，是怎么省事怎么来。比如以前找份文件要翻半天柜子，现在所有文件盒编号贴标签，目录做成电子表格，找的时候按编号一拿一个准。打电话沟通事情之前，先把要点写在纸上，接通直接说，不绕弯子。这些小事堆起来，效率就上去了。